Folyamatautomatizálás nélkül lehetetlen kiemelkedni a piaci versenyben.

Két és félszeres back office hatékonyság? Flottul működő, több réteget lefedő integrált átfogó rendszer iparág-függetlenül a speciális igényekre szabva? Ez nem álom, hanem a valóság, ami 21. századhoz méltó adat- és folyamatkezelésre építve biztosítja, hogy a vállalatok a legapróbb részletekig átlássák és kezeljék az adataikat, a folyamataikat és a dokumentumaikat egyetlen átfogó, könnyen használható keretrendszerben, ami még egy égető problémára is megoldást hoz.

A digitalizáció 2025-re már nem csupán trend, hanem elkerülhetetlen valóság lett. Ezzel együtt a metaadatok kezelése a költséghatékony és időtakarékos működés egyik kulcsfontosságú elemévé vált, különösen a folyamatosan változó gazdasági és munkaerőpiaci környezetben. De hol is tapasztalható mindez, vagy éppen ellenkezőleg, annak hiánya? A válasz a back office folyamatokban rejlik.

Az utóbbi évek során alaposan körbejártuk a digitalizáció gyakorlati alkalmazásának kérdéseit, amelyek számos kihívással járnak. A jelenlegi gazdasági és munkaerőpiaci átalakulások azonban még inkább rámutatnak arra, hogy miért elengedhetetlen ahelyett, hogy 3, 4 vagy 5 többé-kevésbé integrált rendszert használnánk, egy egységes rendszeren alapuló vállalatirányítási megoldás bevezetése.

„Tedd különlegessé a mondandódat!” – fogalmazott Tresch András, a Quattrosoft ügyvezető igazgatója.

A pénzügyi szektor az első vonalban tapasztalja meg a munkaerőpiaci kihívásokat, különösen az adminisztratív munkák terén. A Z generációs fiatalok radikálisan eltérő szemlélettel közelítik meg a munkát, mint az előző nemzedékek, akik már a munka világából kifelé tartanak. "Egyre gyakrabban hallom, hogy az elképzelések és az elvárások nem találkoznak, főleg a back office területeken, ami komoly nehézségeket okozhat a feladatok végrehajtásában" – osztotta meg tapasztalatait Tresch András. "Eközben a cégek folyamatosan keresik a lehetőségeket az optimalizálásra, legyen szó a bértömegről vagy a nem hatékony folyamatokból származó extra költségekről."

A piaci zűrzavarokhoz való alkalmazkodás mellett a vállalatok számára a legnagyobb kihívást az adminisztrációs feladatok automatizálása, az adatok gyors és hatékony keresése, valamint a dokumentációk előállításának javítása jelenti.

A Gartner legújabb kutatása rávilágít arra, hogy a napi 8 órás munkaidőből az alkalmazottak átlagosan 1-1,5 órát töltenek adatok keresgélésével, ami rendkívüli idő- és energiapazarlásnak számít. Azonban egy jól megválasztott platform segítségével ez az idő jelentősen csökkenthető, így a felszabadult órák értékes munkavégzésre fordíthatók. Mindez lehetőséget biztosít arra is, hogy a szükséges munkaerő mértéke csökkenjen. Például egy 100 fős vállalat esetében a hatékonyan integrált rendszerek akár 15-20 ember munkáját is helyettesíthetik. Ha ezt a számot egy 1000 fős cégre és egy év időtartamra vetítjük, akkor az akár 500 millió forintnyi bértömeg csökkenését is jelentheti, ha a minimálbért alapul vesszük. A nagyobb szervezetek esetében pedig az automatizálás előnyei még gyorsabban megmutatkoznak.

- mondta Tresch András.

A Quattrosoft egy innovatív megoldást nyújt, melynek fő célja a vállalati folyamatok hatékonyságának növelése és a költségek minimalizálása, mindezt anélkül, hogy új szoftverek beszerzésére lenne szükség.

"A folyamatdigitalizációs rendszer lehetővé teszi, hogy a vállalatok a legapróbb részletekig lássák és kezeljék az adatokat, beleértve a metaadatokat és a dokumentumokat, mindezt egy egységes rendszerben, ami a vállalat saját igényeihez alkalmazkodik. Amit most egy multinacionális cég 3-4-5 rendszerrel és azok integrációjával old meg, azt mi unikális módon egy keretrendszerbe foglaljuk úgy, hogy az összes metaadat egyszerre használható automatizálásra. Ennek köszönhetően a back office hatékonysága akár 2-2,5-szeresére is nőhet"

- felelte.

A back office ilyen jellegű hatékonyságnövelése nem csupán a pénzügyi intézmények kiváltsága, a BürOffice működik energiaszolgáltatóknál és hitelintézeteknél is.

A BürOffice platform kiemelkedő jellemzője a rendkívüli méretezhetőség. Ez a megoldás több ezer felhasználó kiszolgálására képes, így tökéletes választás a nagyvállalatok számára, amelyek széles ügyfélkörrel rendelkeznek és bonyolult háttérszervezeti struktúrával működnek. Továbbá, lehetőséget biztosít arra is, hogy különböző rendszerekből származó metaadatok és folyamatok könnyedén elérhetők legyenek – tette hozzá Tresch András.

A digitális átalakulás élvonalában a méretezhetőség és az automatizálás kulcsszerepet játszik, hiszen ezek a tényezők jelentős versenyelőnyt biztosítanak a vállalatok számára. Ennek köszönhetően a cégek képesek a jövő kihívásaira a lehető legoptimálisabb megoldásokat találni.